Zwanzig Teilnehmer, eine Nachricht, zwanzig Mal von Hand kopiert und eingefügt. So sah lange meine Teilnehmer-Kommunikation aus, bevor ich verstanden habe, wofür die Ankündigungsfunktion in meiner Online-Kurs-Plattform eigentlich gedacht ist. Mentortools nennt das Ding unscheinbar "Ankündigungen", dabei steckt dahinter ein ziemlich durchdachtes System für alles, was mein Coaching-Business an Neuigkeiten zu verteilen hat.
Bevor ich zu dieser Plattform gewechselt bin, hatte ich mir mit Elementor und gut zehn verschiedenen Plugins eine WordPress-Lösung zusammengebastelt, über die ich Neuigkeiten an meine Teilnehmer verteilen wollte. Jedes Update brach etwas anderes, ein Plugin blockierte das nächste, und am Ende saß ich doch wieder bei der Handarbeit: E-Mail für E-Mail, Name für Name.
Mentortools kommt aus dem deutschsprachigen Raum und wirbt mit DSGVO-Konformität, was mir als Coach in München wichtig ist, wenn ich Kontaktdaten meiner Teilnehmer verwalte. Aber der eigentliche Wert der Ankündigungsfunktion liegt woanders: in der Art, wie sie Informationen an einem Ort bündelt, statt sie über drei verschiedene Kanäle zu verstreuen.
Neulich lag ich abends auf der Yogamatte, gerade fertig mit der letzten Dehnung, da piepte das Handy neben mir: eine Ankündigung war rausgegangen, an alle Teilnehmer gleichzeitig, ohne dass ich noch einmal an den Rechner musste. Kein Kopieren, kein Einfügen, keine Liste mit Namen.
Was die Ankündigungsfunktion technisch macht
Technisch ist das Prinzip simpel gehalten, was für uns Nicht-Techniker Gold wert ist. Jede Ankündigung landet an genau zwei Stellen: im Dashboard-Widget, das Teilnehmer direkt nach dem Login sehen, und optional zusätzlich per E-Mail. Pro Ankündigung lässt sich exakt eine E-Mail-Benachrichtigung auslösen, die an alle Teilnehmer gleichzeitig rausgeht.
Diese Entscheidung triffst du für jede Ankündigung einzeln. Eine Terminverschiebung darf ruhig zusätzlich als Mail rausgehen, weil sie sofort ankommen muss. Eine kleine Randnotiz reicht im Dashboard völlig aus, weil niemand deswegen aus dem Feierabend gerissen werden muss.
Wie oft ist zu oft?
Hier liegt der Punkt, an dem sich die meisten Coaches selbst ein Bein stellen. Wird jede kleine Korrektur, jeder behobene Tippfehler als Ankündigung rausgeschickt, gewöhnen sich Teilnehmer einen Filter an. Sie überfliegen die Nachricht, ohne sie wirklich zu lesen, und genau dann, wenn etwas Wichtiges kommt, geht es im selben Rauschen unter.
Ich vergleiche das gerne mit Salz beim Kochen: eine Prise zur richtigen Zeit hebt den Geschmack, doch bei jedem Rühren nachzusalzen macht die Suppe am Ende ungenießbar. Eine Ankündigung pro Woche reicht in der Regel, um präsent zu bleiben, ohne aufdringlich zu wirken.
Echte Neuigkeit oder reine Kosmetik
Als Faustregel nutze ich diese Frage: Verändert diese Info, was ein Teilnehmer als Nächstes tut? Ein neues Modul, ein verschobener Live-Termin oder ein Bonusinhalt verändern das, eine kosmetische Korrektur nicht. Wenn du zum Beispiel ein frisches Video hochlädst und dafür den Mentortools Videoplayer nutzt, ist genau das ein Grund für eine kurze, klare Ankündigung.
Ein fehlendes Komma oder eine getauschte Formulierung im Kurstext braucht dagegen keine eigene Nachricht. Solche Kleinigkeiten sammle ich gedanklich, bis wieder etwas Substanzielleres ansteht, dann packe ich beides in eine Ankündigung.
Dashboard oder E-Mail-Versand
Für neue Teilnehmer lohnt sich eine vorbereitete Willkommens-Ankündigung, die direkt nach dem ersten Login wartet. Genau da spielt die Vorbereitung eine Rolle, wenn du vorher schon eine Mentortools Warteliste erstellst und danach die ersten Zugänge freischaltest: Die Begrüßung liegt bereit, bevor die erste Frage überhaupt gestellt wird.
Bei laufenden Kursen reicht das Dashboard fast immer aus, weil Teilnehmer, die aktiv dranbleiben, sowieso regelmäßig einloggen. Nur bei echten Zeitfenstern, etwa einem Live-Call, der verschoben wird, schalte ich zusätzlich die E-Mail dazu, damit niemand die Änderung verpasst.
Ankündigungen im Teilnehmer-Alltag einsetzen
Kurz vor Kursabschnitten setze ich Ankündigungen gezielt für kleine Motivationsschübe ein, ein Hinweis auf eine besonders hilfreiche Lektion etwa oder ein neues Workbook zum Download. Das gehört für mich zur Teilnehmer-Engagement-Seite der Plattform, auch wenn die Feinheiten von Gamification ein eigenes Thema für sich sind.
Genauso hilft die Funktion in ruhigeren Phasen, wenn wenig los ist. Ein kurzer Impuls, eine Erinnerung an eine Lektion, die oft übersehen wird, und der Kursbereich wirkt sofort wieder lebendig statt verlassen.
Das hätte ich mir gerne früher gesagt: Nicht die Menge der Nachrichten zählt, sondern der richtige Zeitpunkt. Eine Ankündigung, die wirklich etwas verändert, wird gelesen. Zehn, die nichts Neues sagen, verschwinden im digitalen Hintergrundrauschen, und mit ihnen die Aufmerksamkeit deiner Teilnehmer.
Wenn eine einzige Funktion in Mentortools unterschätzt wird, dann diese. Sie kostet kaum Zeit, sie ersetzt ganze Rundmail-Rituale, und sie sorgt dafür, dass sich niemand mehr in einem Live-Call für eine verpasste Info rechtfertigen muss.